Bestuurlijke besluitvormingsprocessen zijn vaak erg tijdrovend. Dit komt onder andere doordat ontwerpbesluiten een lange route afleggen. Van het opstellen van het ontwerpbesluit en de voorbereiding van een zitting, de zitting zelf, verwerking van de zitting en publicatie van de stukken tot de opvolging van de definitieve besluiten. Geen wonder, dat er in dit traject makkelijk een kink in de kabel komt. Wij zien in de praktijk vaak de volgende knelpunten in het bestuurlijke besluitvormingsproces.
Knelpunt 1: het besluitvormingsproces is onduidelijk
In een bestuurlijke omgeving zijn veel mensen betrokken bij de besluitvorming. Daarom is het noodzakelijk het besluitvormingsproces goed vorm te geven en helder te omschrijven. Want niet alle auteurs van stukken nemen van nature alle ongeschreven regels en afspraken in acht. Als er duidelijke afspraken over het besluitvormingsproces worden gemaakt die concreet vastgelegd worden, weet iedereen aan welke regels hij moet voldoen.
Knelpunt 2: we polderen maar door
Aan alle besluiten gaat uiteraard een vergadering vooraf: daar ontkom je niet aan. Maar die vergaderingen kunnen een stuk efficiënter verlopen, simpelweg door niet te lang door te polderen. Nederlanders zijn een ster in democratische besluitvorming, maar iedereen te vaak zijn zegje laten doen, is gewoon niet efficiënt. Zeker niet wanneer onderwerpen die al besproken zijn, via de achterdeur van de rondvraag of WVTTK voor een tweede keer op tafel komen. Het geheim waarmee je een te lange meeting voorkomt? Een agenda met een goede structuur en timing per agendapunt, duidelijke afspraken én een voorzitter die de agenda strak aanhoudt en de timing bewaakt.
Knelpunt 3: onduidelijke status
Een andere reden waardoor de bestuurlijke besluitvorming veel tijd in beslag neemt, is dat de stukken te lang bij een medewerker blijven liggen. Alleen deze persoon weet op dat moment de status, en andere collega’s kunnen er alleen maar naar gissen of moeten op onderzoek uitgaan in de organisatie. Dat zoekwerk naar een stuk kost veel tijd. In het ergste geval raakt het zelfs zoek, en begint het hele proces weer van voren af aan.
Voorkom knelpunten
Bestuurlijke organisaties kunnen veel van deze knelpunten voorkomen door het besluitvormingstraject te digitaliseren. De status van stukken is dan altijd inzichtelijk én papieren stukken zijn niet langer nodig. Aangezien alle relevante documenten digitaal beschikbaar zijn, kan iedereen (die rechten heeft) altijd en overal met de vergaderstukken werken. Op kantoor, maar ook thuis; in de avonduren of het weekend. Vergader je digitaal? Dan kunnen medewerkers zelf bedenken waar en wanneer ze hun stukken nalezen of paraferen.
We hebben een case study geschreven over de ervaring van de gemeente Utrecht met digitaal vergaderen. Benieuwd naar hun verhaal? Download deze dan hier.
