Gezonder eten, stoppen met roken, vaker sporten. Goede voornemens liggen vaak in de tweede week al naast de kerstboom bij het grofvuil. Dat komt omdat goede voornemens in de praktijk lastig zijn vol te houden. Volgens gedragswetenschapper Aukje Verhoeven wordt ons gedrag deels gestuurd door onbewuste invloeden. "Mensen zijn gewoontedieren. We zijn geneigd herhaaldelijk hetzelfde te doen in dezelfde situatie. Eerst bewust, maar later ontstaat een associatie tussen die situatie en een bepaalde handeling en gebeurt het haast automatisch. Dat patroon moet je zien te doorbreken." De hamvraag is dan ook: hoe zorg je dat het dit jaar wél lukt om je voornemens te laten slagen?
Ga in 2019 anders vergaderen
Wil je dat jouw voornemens slagen, begin dan klein. Het grootste struikelblok is dat veel mensen proberen om alles tegelijkertijd aan te pakken. Probeer daarom eerst één vergadergewoonte te veranderen en in kleine stapjes je vergaderstijl aan te passen, dat heeft op de lange termijn veel meer effect. En wil nu het toeval? Stap je in 2019 over op papierloos vergaderen dan kun je niet één maar wel zeven goede vergadervoornemens laten slagen!
- Niks meer printen, niks meer nieten
Papierloos vergaderen betekent dat iedereen toegang heeft tot de juiste documenten die zijn gekoppeld aan de juiste agendapunten.
- Vergeet pen en papier
Als je iBabs gebruikt voor je notulen krijg je toegang tot een tijdbesparend sjabloon waarmee je snel en eenvoudig gemaakte beslissingen bijhoudt en notulen verstuurt.
- Nooit meer spitten door stapels documenten
Via de zoekfunctie vind je snel eerdere meetings, documenten en aantekeningen terug. Of die meeting nu gister was of vorig jaar. Je vindt precies wat je zoekt, zonder stapels papier door te spitten.
- Nooit meer boze reminder mails sturen
Iedere deelnemer kan eenvoudig aantekeningen, wijzigingen en updates maken. En vervolgens heeft iedereen automatisch de laatste versie. Je hoeft dus geen boze mails meer te versturen of deelnemers achter hun broek aan te zitten voor nieuwe documenten.
- Nooit meer stress rondom veiligheid
iBabs beveiligt al je bestanden met 256-AES encryptie, hetzelfde beveiligingsniveau dat banken en defensie gebruiken. Documenten zijn dus veilig en alleen toegankelijk voor mensen die jij toegang verleent.
- Nooit meer zelf Pdf’jes maken
De benodigde documenten zijn op elk moment aan de agendapunten te koppelen en worden automatisch in Pdf-formaat omgezet.
- Geen dubbel werk
Per type vergadering kan een template worden gemaakt, waaraan de agenda en alle te bespreken stukken worden gehangen. Dit scheelt veel tijd in de voorbereiding.
Ga papierloos vergaderen: download het 6-stappenplan
Goede voornemens werken alleen als je weet welke positieve pay-off je ontvangt en als je klein begint. Wil jij in 2019 anders gaan vergaderen, stap dan over op papierloos vergaderen. Start met een kleinschalige pilot en laat iedereen wennen aan het gebruiksgemak van de applicatie en laat ze zelf de voordelen ervaren. Om je alvast een duwtje in de rug te geven hebben we een infographic gemaakt waarin we aangeven welke stappen je moet doorlopen om succesvol papierloos vergaderen in jouw organisatie te introduceren.
