Vergaderen is een onderwerp dat de gemoederen danig bezig houdt. Elk jaar duiken er weer nieuwe vergadertechnieken op. Kort vergaderen! Staand vergaderen! Fietsend vergaderen! Flex vergaderen! Zo veel adviezen, zo veel verschillende visies. Voor 2019 hebben we weer vijf vergadertrends voor je gespot. Serieuze, grappige en evergreen trends die ons inspireren om eens anders naar vergaderen te kijken.
- In de wolken (vergaderen)
Alles gaat tegenwoordig online en in de Cloud. Dat is niet zo gek, want als je in de Cloud werkt, heb je altijd en overal toegang tot je bestanden. Het maakt deel uit van ‘Het Nieuwe Werken’. En vergaderen in de Cloud behoort dan tot ‘Het Nieuwe Vergaderen’. Je documentenstroom is beter beheersbaar en je hebt altijd toegang tot vergaderstukken (zowel offline als online). Alle vergaderdeelnemers hebben zo de meest actuele versie van stukken tot hun beschikking, terwijl de veiligheid en vertrouwelijkheid is gewaarborgd. Vergaderen anno 2019 gaat steeds vaker papierloos, slimmer en efficiënter.
- Digitaal stemmen en ondertekenen
De toenemende digitalisering maakt het stemmen via iPad of tablet steeds gemakkelijker. Over sommige onderwerpen hoeft de (gemeente)raad niet tijdens de vergadering te stemmen, maar al van tevoren. Stel, op de agenda staan tien punten om over te stemmen. Over deze hamerstukken kan men dan vooraf stemmen, zodat de fysieke vergadering alleen gaat over zaken, waarvoor discussie nodig is. En wat dacht je van nooit meer hoeven wachten op een handtekening onder een belangrijk document, voordat je verder kan met de meeting! Dit kan met de digitale handtekening.
- Business + Pleasure = Bleisure meeting
Van alleen maar vergaderen wordt niemand gelukkig, toch? Bleisure staat voor de combinatie business en leisure. Ofwel: een stukje vrije tijd toevoegen aan je meeting. Dit mixen van business met pleasure (bleisure) is een niet te missen trend in 2019. Succesvolle meeting planners weten het al langer: het gaat niet alleen om een goed georganiseerde meeting of een inhoudelijk boeiend congres, het gaat ook om de ervaring eromheen. De funfactor. Een meeting wordt in de toekomst dus steeds vaker gecombineerd met een sessie ochtendyoga, een stadswandeling of een wijnproeverij in de bar.
- Meer staan, minder zitten
We worden ons steeds meer bewust van het feit dat zitten helemaal niet goed is voor onze gezondheid. Er is zelfs een nieuwe uitspraak voor: zitten is het nieuwe roken. Daardoor zet de trend van staand vergaderen verder door in 2019. Onderzoeksorganisatie TNO kwam trouwens afgelopen jaar tot de conclusie dat staand vergaderen er onder andere voor zorgt dat je sneller tot een beslissing komt. Dat lijkt ons een win-winsituatie. Wil je liever een meer geleidelijke transitie van zittend naar staand vergaderen. Dan kun je er ook voor kiezen om voor in de zaal een kringopstelling te plaatsen met statafels achterin de zaal. Zo combineer je in één zaal meerdere sta- of zitmogelijkheden en kunnen de aanwezigen zelf kiezen waar ze ‘plaats’ willen nemen.
- Variatie in vergaderopstellingen
Iedere vergadering heeft zo zijn eigen doel. Daarom heeft je vergadering ook een eigen zaalopstelling nodig. De vergaderopstelling beïnvloedt de manier waarop een vergadering verloopt. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel. Een trend die we veel gaan terugzien in 2019 is het wisselen van vergaderopstellingen gedurende de dag. Door in verschillende opstellingen plaats te nemen, kom je sneller tot beslissingen en blijven de deelnemers actief bij de les. Je kunt bijvoorbeeld starten in een cabaretopstelling waarbij de voorzitter aan het hoofd staat. Na een aantal uur wordt de opstelling veranderd naar bijvoorbeeld een kring-opstelling waarbij de interactie en discussie tussen alle aanwezigen wordt bevorderd.
Infographic vergadertrends voor 2019
Trends inspireren en stimuleren je om routines te doorbreken. Met een nieuw jaar komt ook een schone lei. Eigenlijk het perfecte moment om anders te vergaderen. In totaal hebben we in deze blog vijf vergadertrends voor 2019 gesignaleerd. Wil je alle trends nog eens op een rijtje, delen met je collega’s of op je prikbord hangen? Dan vind je hier samengevat in handige infographic.
