Gewoonten zijn heel nuttig. Tweemaal per dag je tandenpoetsen, elke dag starten met een goed ontbijt; het vraagt eigenlijk nauwelijks bewuste inspanning. Maar naast goede gewoonten, heb je helaas ook slechte gewoonten. En die zijn vaak moeilijk af te leren. Dit geldt zeker voor werkroutines zoals inefficiënt vergaderen. Want ga maar eens na:
Hoeveel vergaderingen heb jij deze week bijgewoond?
Hoeveel daarvan waren nuttig voor jou?
Hoeveel tijd namen deze meetings in beslag?
En? Is het denk je tijd om te veranderen? Zo ja, doorbreek dan in ieder geval deze drie slechte vergaderroutines:
Vergaderen om het vergaderen
Kijk in je agenda en schrap vandaag nog alle nutteloze vergaderingen.
Waar het om draait, is om vooral geen zinloze vergaderingen bij te wonen of te organiseren. Vergaderingen kunnen routine worden zonder dat je het in de gaten hebt, gewoon omdat ze standaard in je agenda staan. Tijd om eens kritisch onder de loep te nemen of het überhaupt wel nodig is om te vergaderen.
Een sprekend voorbeeld is die van zorgverzekeraar Centraal Beheer Achmea die 30% minder is gaan vergaderen. Het initiatief komt van directievoorzitter Rob Becker – zelf goed voor wekelijks twintig vergaderuren.
“Het was bedoeld als een intern experiment om de gewoonte te doorbreken om alles maar in een vergadering te overleggen. Het zou mooi zijn als mensen zich ervan bewust worden dat je ook zonder vergaderingen zaken goed kunt afstemmen”, aldus Becker. “Gewoon door kort bijeen te zitten en niet alles met iedereen af te stemmen”.
Steeds dezelfde vergaderlocatie
Een doorsnee vergaderzaal heeft weinig ambiance en is niet erg inspirerend. Ze zien er allemaal een beetje hetzelfde eruit. Ga eens ergens anders vergaderen. Omgeving en sfeer zijn namelijk van grote invloed op de effectiviteit en productiviteit van een meeting. De meest creatieve ideeën komen tot stand op de meest inspirerende plekken. Dus wat dacht je van een karakteristiek pakhuis, een kunstatelier, een zeiljacht of een toenmalig stationsgebouw? Of ben je meer op zoek naar een 17e-eeuwse hoeve, een voormalig klooster, een molen of toch een verbouwde koeienstal.
Te veel deelnemers
Bij wekelijkse meetings zijn het vaak dezelfde mensen die weer aanschuiven. De vraag is moeten het er altijd zoveel deelnemers zijn en moeten dit ook altijd dezelfde mensen zijn. Het antwoord op beide vragen is nee. Wist je dat wanneer je meer dan 7 mensen bij elkaar zet in een vergadering, de besluitvaardigheid met elke persoon die je vervolgens toevoegt, daalt met 10 procent? Dat beweren Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co in hun boek Decide & Deliver. En er is nog een reden om het aantal deelnemers te beperken. Bij grote groepen krijgt niet iedereen de kans om iets bij te dragen, zegt Francesca Gino, hoogleraar business administration van de Harvard Business School. Niet iedereen voelt zich namelijk geroepen om iets bij te dragen. Dit fenomeen wordt ook wel ‘social loafing’ genoemd en neemt alleen maar toe naarmate de groep in grootte groeit.
Kortom, te veel deelnemers aan een vergadering is dus vooral goed voor zaalvulling.
Vergaderen nieuwe stijl
Wil jij een frisse wind laten waaien door jullie vergaderroutines, volg dan bovenstaande tips en laat je inspireren door ons e-book ''de 7 wetten van het nieuwe vergaderen''.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
