Wist jij dat we in Nederland zo’n kwart van onze werktijd besteden aan vergaderen? Als je berekent hoeveel uur dat op jaarbasis is, dan mag dat in 2017 best wat minder. Of in ieder geval efficiënter. Zeker als je verantwoordelijk bent voor de voorbereiding van de meeting.
In deze blog lees je hoe je in het nieuwe jaar een frisse start kunt maken met vergaderen.
Vergaderen blijft
Vergaderen zal altijd blijven omdat het nu eenmaal noodzakelijk is voor democratische besluitvorming. Maar de meeste mensen staan niet te juichen als er weer een meeting staat ingepland. Het kost alle deelnemers namelijk veel tijd en energie en brengt niet altijd de gewenste resultaten. Maar het kan ook anders.
Minder zinloos werk
Sluit je ogen en beeld je eens in. Niet meer eindeloos op een neer lopen naar de printer als er weer een laatste wijziging is geweest, geen vergaderstukken samenstellen, geen koeriers meer laten rijden. Maar met één druk op de knop agenda’s en vergaderstukken naar alle deelnemers verspreiden. Hoe dat mogelijk is? Door gebruik te maken van een digitale vergadertool. Met één veeg over het touchscreen vliegen de stukken uit de vergaderkamer. Zo bespaar je op printkosten, gebruik je jouw tijd efficiënt en lever je niets in op gemak.
Meer controle
As je verantwoordelijk bent voor de voorbereiding van de vergadering voel je je vaak een marionet. Maar met een digitale vergadertool ben je juist de dirigent en heb je controle over alle variabelen van de vergadering. De tool biedt namelijk een overzichtelijke en geautomatiseerde agenda die naadloos aansluit op je agendaprogramma. Door het aanmaken van templates kun je eenvoudig terugkerende vergaderingen invoeren. De vergaderdocumenten zijn op elk moment aan de agendapunten te koppelen en worden automatisch in pdf omgezet. Deze stukken zijn vervolgens simpel voor de juiste personen te autoriseren. Alles wat je nodig hebt om de vergadering voor te bereiden, staat immers bij het juiste agendapunt. Je kunt hier zelf documenten en aantekeningen aan toevoegen, deze aantekeningen zijn persoonlijk maar kun je ook delen met collega’s. Een stapel documenten met post-its ertussen is verleden tijd. Je scrolt gewoon door de stukken of gebruikt de zoekfunctie.
Aan de slag
Lijkt het een grote stap om in jullie organisatie met vergadertool te gaan werken? Introduceer dan een korte wenperiode en laat je op locatie trainen. Zo wordt het draagvlak voor de verandering groter en help je betrokken medewerkers zonder vertraging aan de slag te gaan. En dan zijn de resultaten snel duidelijk!
