Als uitgever van Management Support ben ik continue bezig met de invloed die digitalisering heeft op de rollen en werkzaamheden van managementondersteuners. Dat de unieke menselijke, ondersteunende skills en vaardigheden langzaam maar zeker steeds meer lijken te worden overgenomen door slimme computers en bijbehorende programma’s is iets dat mij fascineert. Maar het roept bij mij ook vragen op. Want ik geloof niet dat alles automatiseren altijd wenselijk is. Maar waar ligt dan die grens? Wat is de juiste mix? En wat moet je als ondersteuner doen om voldoende meerwaarde te houden ondanks alle digitale alternatieven. Met recht een digitaal dilemma.
Toevallig kreeg ik kort geleden de eerste editie van de in 1984 opgerichte Secretaressenieuwsbrief onder ogen. Het allereerste nummer van de voorloper van het Management Support Magazine opende met een artikel over de gevolgen van de aanstaande introductie van de (micro-) computer bij bedrijven en instellingen. Naast een mooie inkijk in het denken over de opkomst computers in die tijd, viel mijn oog vooral op de opmerking dat ‘veel secretaresses de vraag van hun baas kunnen verwachten welk apparaat geschikt is voor de directiekamer’. Digitalisering was toen dus al iets waar vooral ook de secretaresse een mening en oordeel over moest geven.
Verder werd er in de nieuwsbrief door de auteur met enthousiasme gelobbyd voor het behoud van steno. In plaats van al die ‘moderne’ dicteerapparatuur’. En de redenering daarbij: ‘als steno in de praktijk nooit (meer) gebruikt wordt, dan ligt dat aan de praktijk en niet aan deze voortreffelijke techniek om razendsnel te kunnen schrijven’. Interessant hiervan vind ik vooral dat de managementondersteuner uiteindelijk iets zal moet opofferen dat wellicht heel effectief is. Maar uiteindelijk toch overbodig zal blijken.
Digitale dilemma’s spelen dus al 35 jaar in het secretaressevak. Maar waar discussies over het gebruik van computers of steno natuurlijk achterhaald zijn, vragen veel organisaties zich tegenwoordig wel degelijk af hoe ze het slimst met zaken als agendabeheer en vergaderen moeten omgaan. En of daar nog managementondersteuning bij vereist is. De huidige organisatiestructuren zijn steeds platter, flexibel en projectmatiger ingericht. Daar horen andere, slimmere afstemprocessen bij. Naar mijn mening worden deze processen naar de toekomst toe vooral nog belegd bij managementassistentes die in staan zijn deze processen mede in te richten en te verbeteren. Doordat vooral zij de kracht van hun mensen- en organisatiekennis en coördinerende vaardigheden combineren met de laatste inzichten op gebied van bijvoorbeeld vergaderen.
Thijs van Pinxteren Uitgever Management Support
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
