In zes stappen digitaal vergaderen

Heb jij het ook vaak veel te druk? Is het lastig alle ballen in de lucht te houden? Je bent niet de enige! Dat blijkt onder andere uit de Arbobalans 2016 van TNO (gepubliceerd in december 2016). Volgens het onderzoek zijn veel werkenden overbelast door hoge werkdruk in combinatie met weinig autonomie. In de zorg en het onderwijs balanceert 25% van het personeel zelfs regelmatig op het randje van een burn-out. Nu de economie weer aantrekt, ligt het voor de hand dat de werkdruk in veel organisaties nog verder toeneemt. En dus is het de hoogste tijd zo effectief mogelijk te werken. Ingewikkeld? Niet als je de juiste tools inzet! Heb je bijvoorbeeld wel eens aan digitale meetings gedacht? Die implementeer je sneller dan je denkt en het bespaart je veel tijd.

Zes stappen

Gemiddeld besteden Nederlanders 25% van hun werktijd aan vergaderingen. Elke minuut tijdsbesparing per meeting, levert op jaarbasis dus heel veel op! Digitale vergaderingen zorgen voor tijdswinst. Daarover lees je in dit eerdere blog meer. Maar… schrikt het implementatieproces je af? Denk je dat het invoeren van elk ICT-proces ingewikkeld is? Lees dan vooral verder, want digitale meetings voer je simpel in als je deze zes stappen doorloopt:

Stap 1 – Creëer draagvlak en geef inzicht in de voordelen

Als je mensen zomaar een beslissing oplegt, gaan ze steigeren. Niet raar toch? Dus: wil je digitaal vergaderen invoeren? Geef mensen dan inspraak. Zo voelen ze zich betrokken en creëer je draagvlak. Bovendien is het belangrijk dat je alle voordelen helder toelicht. In dit e-book vind je alle voordelen van digitale meetings overzichtelijk op een rij. 

Stap 2 – Check technische randvoorwaarden

Wil jij dat de digitale meetings een succes worden? Zorg dan dat de technische randvoorwaarden perfect op orde zijn. Dus: nodig je ICT-collega’s uit en ga samen om tafel zitten en bespreek de volgende vragen:

- Op welke devices moet de vergadertool straks werken?
- Hoe slaan jullie de data op?
- Hebben jullie een stabiele internetverbinding?
- Hoe borg je offline functionaliteit?

Stap 3 – Kies de vergadertool die past

Google maar eens op vergadertools. Dan zie je meteen door de bomen het bos niet meer. Er zijn zoveel soorten en maten... Waar je op moet letten? Dat je een tool kiest die past bij jullie functionele wensen en eisen, maar ook bij het budget. Zaken waar je bijvoorbeeld over na moet denken zijn: beschikbaarheid, gebruiksgemak, ondersteuning en de integratie met andere tools.

Stap 4 – Zet early adopters in

Jij hebt vast wel een paar collega’s die je kunt scharen onder de term ‘early adopters’. Van die mensen die altijd voorop lopen met nieuwe gadgets, apps en tools. Heb je ze op je netvlies? Heel goed! Zet ze in, die enthousiastelingen! Nodig ze uit de vergadertool te testen. Laat ze hun ervaringen delen en anderen stimuleren ook digitaal te vergaderen.

Stap 5 – Een goede planning stroomlijnt invoering

Als je wilt dat digitaal vergaderen heel ‘smooth’ wordt ingevoerd, heb je baat bij een concreet implementatietraject. Doorloop daarbij de volgende fases:

1. Laat eerst één of twee overlegorganen papierloos vergaderen
2. Zorg voor een train-the-trainer traject én train daarna alle vaste vergaderdeelnemers
3. Laat iedereen tegelijk starten

Stap 6 – Klaar voor de start

Heb je alle vijf stappen doorlopen? Dan ben je er klaar voor om zo efficiënt mogelijk met al je vergaderingen om te gaan. Dat bespaart je tijd en het zorgt er hopelijk voor dat je aan het eind van 2017 met een goed gevoel en zonder teveel stress op dit jaar terug kunt kijken.

Wil jij de eerste stap zetten om papierloos te gaan vergaderen? Download dan deze infographic: die maakt het stappenplan visueel heel inzichtelijk.