Lijkt de titel van dit blog een utopie? Dat kan ik mij best voorstellen. Want gemiddeld maakt de Nederlandse werknemer negen printjes per dag. Het totale papierverbruik in Nederland is momenteel zelfs 2,8 miljoen ton. Okay, dat je in je privéleven liever een magazine écht in handen hebt, kan ik me voorstellen. Even lekker ontspannen op de bank met een glas wijn. Maar door alle digitale mogelijkheden kunnen we het papierverbruik op kantoor, drastisch verminderen.
Minder papierverbruik: hoe doe je dat?
Het papierverbruik in jouw organisatie kun je op diverse manieren reduceren. Bijvoorbeeld door middel van een printbeleid. Dan neemt niet alleen het papierverbruik af; ook de kopieerkosten dalen. En staat er in jouw organisatie ook in elk kantoor een kleine printer? Vervang ze niet meer als ze kapot zijn. Dan moeten je collega’s namelijk een printer delen. En maak vooral ook gebruik van digitale apps die papier overbodig maken. Bijvoorbeeld takenlijsten en notities, je kunt ze allemaal digitaal maken door middel van een app. Wég met things-to-do blocnotes, Post-it memo’s en A4-schrijfblokken.
Digitale route
Maar hoe ga je om met de grootste papiervreter; vergaderingen? Veel organisaties vergaderen nog op de traditionele manier met geprinte vergaderstukken die vervolgens per busje of post worden bezorgd bij iedere deelnemer. Dat kan duurzamer, goedkoper en sneller door ook hier de digitale route te nemen en digitaal (en dus papierloos) vergaderen te introduceren.
Vergaderen op je tablet
Als je digitaal vergadert, worden de stapels papieren vergaderstukken vervangen door een tablet. Privé heeft bijna iedereen al een tablet, dus de overstap zou niet groot moeten zijn. Met één druk op de knop heeft iedereen de juiste stukken. Deze zijn ook nog eens overal en altijd inzichtelijk. En is er een update, dan hoef je niet alles weer opnieuw te printen; je past gewoon het document aan en klikt op verzenden.
Klaar voor generatie Z
Met digitale meetings is je organisatie op meer fronten klaar voor de toekomst. De generatie die na 2000 is geboren, generatie Z, zijn zogeheten ‘digital natives’ en zij verwachten niet anders. Zij zijn tenslotte opgegroeid met het internet en digitale tools. Voor werknemers die er toch tegenop zien veel stukken op een tablet te lezen, worden er cursussen aangeboden om snellezen vanaf een scherm/tablet te leren. Bovendien blijkt uit onderzoek , dat voor de wat oudere medewerker, het lezen van een tablet zelfs gezonder is.
Andere voordelen
Op de vraag of jouw kantoor in 2017 papierloos is, zal het antwoord vast ‘nog niet’ zijn. Maar start je dit jaar met digitaal vergaderen dan heb je de eerste grote stap richting een papierloos kantoor al gezet. Wil je meer argumenten in handen om papier te gaan vergaderen, lees dan vooral ons e-book.
