Probeer het eens en vergader een weekje niet!
“Ik bied vrolijke slachtofferhulp aan mensen die veel saaie vergaderingen moeten bijwonen,” zegt Ellen de Bruin, journalist van het NRC, bij de presentatie van haar boek Vergaderen? Niet doen! Dit boek verklaart de oorlog aan saaie, vervelende en zinloze vergaderingen. Ze moeten verdwijnen, aldus De Bruin. Om dat kracht bij te zetten, onderbouwde de schrijfster haar boude uitspraken met gedegen wetenschappelijk onderzoek.
Rare vergadertaal
Want, zo stelt ze: “Vergaderen brengt het slechtste in mensen naar boven. Sommige mensen brengen helemaal niets in, terwijl anderen hun mond niet kunnen houden. Er wordt ook een raar taaltje gebezigd zoals: naar laaghangend fruit zoeken, targets uitrollen en punten op de horizon plaatsen. En er wordt nooit iets besloten, want daar is iedereen uiteindelijk te uitgeblust voor”.
Schrap zinloze vergaderingen
Ze mag dan wel een negatieve kijk hebben op vergaderingen, aan de andere kant heeft ze wel degelijk een punt. Want waar het om draait, is om vooral geen zinloze vergaderingen bij te wonen. Vergaderingen kunnen routine worden zonder dat ze een wezenlijke bijdrage leveren aan besluitvorming. Tijd om eens kritisch onder de loep te nemen of het überhaupt wel nodig is om te vergaderen.
Centraal Beheer Achmea vergadert niet
Een bekend voorbeeld, wat ook de media heeft gehaald, is die van verzekeringsmaatschappij Centraal Beheer Achmea die 30% van zijn vergaderingen schrapte. Het initiatief komt van directievoorzitter Rob Becker – zelf goed voor ongeveer twintig vergaderuren per week.
“Het was bedoeld als een intern experiment om de gewoonte te doorbreken om alles maar in een vergadering te overleggen. Het zou mooi zijn als mensen zich ervan bewust worden dat je ook zonder vergaderingen zaken goed kunt afstemmen”, aldus Becker. “Gewoon door kort bijeen te zitten en niet alles met iedereen af te stemmen”.
Stoppen of minder vergaderen?
Vergaderingen helemaal schrappen is een utopie, maar het is wel een goed idee om eerst te beoordelen of een vergadering echt nodig is. In een vergadering moeten besluiten worden genomen, maar ze worden te vaak misbruikt om informatie uit te wisselen. Dat kan ook op een andere manier, bijvoorbeeld via de e-mail of in een onderonsje bij de koffieautomaat.
Ga anders vergaderen
En heb je besloten dat er toch een vergadering moet worden ingepland, pak het dan anders aan. Begin eenvoudigweg eens met de 50-50-50 regel. Dat wil zeggen je halveert:
1. De tijdsduur van de meeting
2. Het aantal deelnemers
3. De frequentie van de meetings
Daarnaast stap je over van traditioneel vergaderen naar papierloos vergaderen. Apps en speciale vergadersoftware kunnen een overleg een stuk vlotter en efficiënter laten verlopen. Deelnemers hebben de beschikking over dezelfde versies van documenten en kunnen eenvoudig de notulen van het vorige overleg raadplegen. De tool faciliteert om in korte tijd meerdere punten af te hameren en taken te delegeren. Hamvraag: hoe krijg je dit papierloze vergaderen voor elkaar? Download hier onze handige infographic. wij loodsen je in zes eenvoudige stappen door het gehele proces.
