Vergader eens aan de bar of in een huiskamer
Denk jij voor aanvang van een vergadering wel eens na over de opstelling van tafel en stoelen? Om elke vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, blijkt de keuze van de vergaderopstelling erg belangrijk. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel. En daar is ook wetenschappelijk bewijs voor! TNO onderzocht het effect van vier verschillende vergaderopstellingen: vierkant, bar, huiskamer en rond. En wat bleek, de traditionele vierkante vergaderopstelling is de slechtste vorm om in te vergaderen.
Vergaderdoel bepaalt de vergaderopstelling
Als je zo’n 25% van je werktijd vergadert, is het belangrijk om dit ook efficiënt te doen. Door de inrichting aan te passen aan het doel van de vergadering wordt er efficiënter, nuttiger en plezieriger vergaderd. Uit het TNO onderzoek is gebleken dat er naast de traditionele vierkante vergaderopstelling nog voldoende opties zijn voor andere inrichtingen van de vergaderruimte.
Ronde of ovale vergaderopstelling
Blijkbaar roept de vorm van de tafel bepaalde associaties op. Bij een vierkante tafel zijn ze negatief omdat je letterlijk tegenover elkaar zit en daardoor meer geneigd bent om in de aanval te gaan wat natuurlijk niet bevorderlijk is voor het groepsgevoel.
Mensen die aan een ronde tafel zitten voelen zich daarentegen eerder onderdeel van het gezelschap, meer betrokken bij het onderwerp waardoor een actieve deelname aan discussies mogelijk is. Een ronde of ovale vergadertafel is ideaal voor alledaagse overleggen.
Vergaderen in een baropstelling
Is er weinig tijd om te vergaderen? Dan is de baropstelling (zoals een koffiecorner) waarbij iedereen staat, zeer geschikt. Volgens TNO zou door staand te vergaderen de duur met een derde kunnen worden ingekort en is het ook beter voor je gezondheid. Bovendien past de baropstelling ook prima bij Het Nieuwe Werken en Millenials. Deze groep verlangt multifunctionele kantoorinterieurs omdat zij zijn opgeleid om in teams en projectmatig te werken en overleggen. Bovendien willen ze graag informeel en actief overleg in plaats van saaie formele informatie-vergaderingen.
Vergaderen in een huiskamer opstelling
De steriele vergaderruimte met systeemplafonds en voorverpakte koekjes mag wel eens plaatsmaken voor een ruimte die is ingericht als een gezellige woonkamer. Deze setting blijkt uitermate geschikt voor gevoelige besprekingen, zoals functioneringsgesprekken. Maar ook elders vindt deze nieuwe vergadervorm gretig aftrek. Het was al een trend in Amerika; Silicon Valley tech-bedrijven die een woonkamer huurden. Ze vonden het lekker om gewoon op het vloerkleed te zitten en op de banken te hangen, en een biertje uit de koelkast te pakken. Echt alsof ze thuis waren. Ze betaalden daar rustig 800 dollar per dag voor. Dit Airbnb-principe voor vergaderlocaties is nu ook overgewaaid naar Nederland. Neem voor een huiselijke vergaderlocatie eens een kijkje op SPOT.
De 7 Wetten van het Nieuwe Vergaderen
Door de inrichting aan te passen aan het doel van de vergadering kan de vergadering effectiever, rustiger, nuttiger en plezieriger verlopen. Zo is een baropstelling beter voor samenwerking, een huiskamersfeer ideaal voor gevoelige onderwerpen en voldoet de ronde tafel beter voor veel andere vergaderdoelen.
Wil je meer weten over vergaderregels om te zorgen dat jouw vergaderingen beter verlopen? Download dan ons e-book De 7 Wetten van het Nieuwe Vergaderen.
