Wat kan efficiënter? Iedereen die wel eens vergadert, zal kunnen beamen dat in het vergaderproces er vaak onnodig veel tijd wordt verspilt. Denk alleen maar eens aan de volgende zaken:
CC-mail, of Reply All en alle reeksen lezen
Notulen maken terwijl afspraken-lijsten volstaan
Vergaderstukken zowel geprint als digitaal rondsturen
Verzetten van telkens dezelfde vergadering
Vind jij dat het vergaderen in jouw organisatie ook efficiënter kan, lees dan dit artikel:
Vergaderen volgens de 5 V methode
Volgens teamcoach en DISC-expert Patrick Schriel kunnen we effectief en resultaatgericht vergaderen als we de V5-methode hanteren. Dit is een unieke vergadermethode die in iedere organisatie en team, groot of klein, geïmplementeerd kan worden. Schriel zegt dat vergaderen geen losstaande bezigheid is maar een proces dat van invloed is op de gehele organisatie.
De 5 V’s staan voor:
Voorwaarden scheppen
Voorbereidingen treffen
Vergaderen
Vastleggen van besluiten
Voortgang bewaken
De V van Voorwaarden scheppen
Het scheppen van de voorwaarden houdt in dat er richtlijnen zijn waaraan gehouden moet worden. Zoals: wanneer vergaderen we wel en wanneer niet? Wie organiseert de vergadering en hoe zijn de vergaderrollen verdeeld (voorzitter/notulist etc.). Het spreekt verder voor zich dat ook iedereen op de hoogte is van deze richtlijnen.
De V van Voorbereidingen treffen
Een goede voorbereiding is hét geheim van een geslaagde vergadering. En dat begint bij een goede agenda met daarin het doel van de vergadering, de bespreekpunten, de duur van elk punt en wie verantwoordelijk is voor het betreffende punt. Een goede voorbereiding houdt ook in dat er een geschikte vergaderruimte is geregeld, dat deelnemers tijdig op de hoogte zijn gesteld van de vergadering en alle relevante documenten hebben ontvangen zodat zij zich goed kunnen voorbereiden en inlezen.
De V van Vergaderen
De vergadering wordt geleid door de voorzitter die verantwoordelijk is voor een soepel verloop van de vergadering en waakt over de agenda en de tijd. Naast zijn taak als verkeersregelaar binnen het vergaderproces, zal de voorzitter ook goed moeten kunnen luisteren naar wat er wordt besproken (en wellicht wat niet wordt uitgesproken).
De V van Vastleggen van besluiten
De venijn van een slechte vergadering zit ‘m vaak in de staart. Een vergadering kan nog zo succesvol zijn, zonder een goede vastlegging van de besluiten heeft vergaderen weinig zin. Het is dan ook een van de meest voorkomende bezwaren. We vergaderen wel, maar wat heeft het voor nut als er geen acties uit voort vloeien. Met het schriftelijk vastleggen van de vergadering ben je er dus nog niet. Zorg ervoor dat je notulen SMART zijn. Dat wil zeggen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
De V van Voorgang bewaken
Zijn alle stappen goed doorlopen dan kan het nog steeds fout gaan bij de laatste V. Als niemand zich verantwoordelijk voelt op om tijd de afspraken na te komen, dan loopt het proces onnodig vertraging op. Er zal dus iemand moeten zijn die verantwoordelijk is voor dit gedeelte van het vergaderproces en dit ook bewaakt.
Meer vergadertips in ons vergadermagazine
Eigenlijk zou ik er nog een zesde V aan toe willen voegen: namelijk Vergadertool.
Met iBabs kun je namelijk alle vijf V’s borgen. Dat scheelt veel tijd in het voorbereidingsproces, een soepel verloop van de vergadering zelf en een vlotte opvolging van actiepunten.
Wil je meer weten hoe papierloos vergaderen met iBabs jouw vergaderproces kan veranderen. Blader dan eens door ons iBabs vergadermagazine vol met allerlei tips,
casestudies, FAQ’s, artikelen en de laatste nieuwtjes op het gebied van vergadersoftware.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
