Vincent van Gogh gaat voortaan papierloos vergaderen

Met 12.000 cliënten is Vincent van Gogh de grootste aanbieder van geestelijke gezondheidszorg voor jongeren en volwassenen in Noord- en Midden Limburg en delen van Brabant. Vanuit het motto 'herstel is haalbaar' worden mensen met psychische, psychiatrische en verslavingsproblemen behandeld en begeleid. Voor het beheren van poststromen, dossiervorming en kwaliteitsdocumenten maakt de zorginstelling gebruik van OpenIMS. OpenSesame ICT  en iBabs hebben samen een standaard koppeling ontwikkeld tussen OpenIMS Document Management Systeem en iBabs, waardoor de medewerkers van Vincent van Gogh nu papierloos kunnen vergaderen.

Koppeling DMS en iBabs

Volgens Vincent van Gogh is dit een zeer gewenste stap naar een optimaal gebruik van het DMS. Documenten die tijdens vergaderingen nodig zijn, worden vaak in een DMS gecreëerd en beheerd. En hoe beter iBabs is aangesloten op een DMS, hoe meer plezier en gemak klanten zullen ondervinden. En dat is precies de toegevoegde waarde die iBabs wil bieden.

Welke voordelen heeft papierloos vergaderen voor Vincent van Gogh?

1. Tijdsbesparing

• Niet langer zoeken naar de juiste documenten in het voorbereidingstraject van vergaderingen. Alle vergaderdocumenten staan centraal gearchiveerd, geactualiseerd en zijn deelbaar.
• Niet langer na afloop van de vergadering, de aantekeningen verder verwerken. Je kunt direct annoteren op de stukken die vervolgens persoonlijk worden bewaard of vertrouwelijk binnen de applicatie zijn te delen.
• Alle bijlagen van een overleg worden automatisch geconverteerd naar PDF.

2. Altijd en overal op de hoogte

Altijd en overal de beschikking over de vergaderstukken (online én offline) onafhankelijk welk apparaat wordt gebruikt.

3. Minder papierverspilling.

Geen dikke mappentassen met paperassen en rondslingerende pennen meer. De vele stapels documenten zijn teruggebracht tot de dikte van je tablet.

4. Betere besluitvorming

Er is digitale ondersteuning van de gehele bestuurlijke besluitvorming. Deze ondersteuning bespaart tijd én zorgt ervoor dat men goed op de hoogte is van de processen en de vorderingen. Uiteindelijk leidt dit tot betere besluitvorming

Conclusie

Voortaan kan de zorginstelling Vincent van Gogh effectief papierloos vergaderen. Dus geen stapels dossiers meer in de vergaderzaal, maar voor iedereen een tablet of laptop met daarop alle agendapunten, achterliggende besluitvormingsprocessen, afspraken, onderliggende stukken, audio- en videofragmenten en persoonlijke aantekeningen en documenten.

Wil je ook starten met papierloos vergaderen?