Aangezien meer dan een vijfde (22%) van alle respondenten tijdens het iBabs vergaderonderzoek van 2024 aangaf dat ze meer dan de helft van hun werkweek besteden aan meetings is het natuurlijk belangrijk dat deze de moeite waard zijn. Toch gaf maar 51% aan tevreden te zijn met de huidige manier van vergaderen binnen hun organisatie.
Het zijn helaas vooral de personen met de meest invloedrijke functies die het meeste van hun tijd spenderen aan de vergadertafel. Het resultaat van ons onderzoek toont hiermee aan dat veel organisaties en bedrijven hun toptalenten dus niet optimaal benutten.
Directievergaderingen vormen een belangrijk onderdeel van het takenpakket van senior leidinggevenden, waarbij zaken worden besproken op topniveau om de organisatie een echte impuls te geven. Om dit succesvol te doen, moeten vergaderingen wel op de juiste manier worden georganiseerd.
In dit artikel vind je een agenda template voor een directievergadering, adviezen en tips. Kortom, alles voor een zo efficiënt mogelijk vergaderproces.
Waarin verschillen agenda’s voor directievergaderingen?
Agenda’s voor bestuursvergaderingen hebben een standaard en formele structuur. Deze vergaderingen verlopen bij veel verschillende organisaties op vrijwel dezelfde manier, terwijl dit niet het geval is voor een directievergadering. Dit type vergadering kan namelijk heel divers zijn en iedere organisatie zal een structuur aanhouden die het beste past bij hun specifieke behoeften. Al zijn er natuurlijk altijd onderdelen die overeenkomen.
Een ander verschil is dat een directievergadering niet toegankelijk is voor alle bestuursleden, waaronder niet-uitvoerende directeuren. Tijdens deze vergadersessie komt enkel het uitvoerende team samen. Ze komen samen om:
- prestaties van hun teams te evalueren, het delen van behaalde successen, en het bespreken van de vooruitgang ten opzichte van de gestelde doelen.
- oplossingen te vinden voor uitdagingen omtrent huidige kwesties, en het vragen om feedback en suggesties.
- actiepunten op te stellen, om ervoor te zorgen dat iedere afdeling op koers blijft voor het behalen van hun doelstellingen.
Hoe organisaties deze sessies vormgeven staat niet vast, wat betekent dat de agenda voor directievergaderingen ook minder gestructureerd is. Zo kan deze worden aangepast aan de omstandigheden van de organisatie op dat moment.
Vergaderagenda, jaarplanning, en nog veel meer sjablonen om voor, tijdens en na vergaderingen te gebruiken
Wie stelt de agenda voor directievergaderingen op?
Over het algemeen is het de voorzitter die de agenda voor een directievergadering opstelt, al kan het ook de CEO zijn. Als de vergadering enkel over een specifiek onderwerp gaat, dan pakt de directeur van de desbetreffende afdeling deze taak meestal op. Stel dat de vergadering gaat over de financiële prestaties van de organisatie, dan kan het goed zijn dat de Chief Financial Officer (CFO) de vergaderagenda maakt.
Een andere mogelijkheid is het opstellen van de agenda door meerdere personen, waarbij aan alle betrokkenen wordt gevraagd of er onderwerpen zijn die ze willen bespreken. Deelnemers kunnen bijvoorbeeld belangrijke updates hebben, die handig zijn voor de rest van het bestuur om te weten.
De secretaris heeft de taak om de agenda te verspreiden en eventuele feedback te verwerken. In het uiteindelijke document moeten alle prioriteiten zijn opgenomen en vervolgens worden verstrekt aan alle deelnemers voordat de vergadering plaatsvindt. Zo heeft iedereen de tijd om alle agendapunten door te nemen en zich goed op de vergadering voor te bereiden.
Hoe je een agenda voor een directievergadering maakt
De details voor de vergadering vastleggen
Jullie uitvoerend bestuur bestaat uit een groep mensen die het erg druk hebben, met uiteenlopende verantwoordelijkheden. Dit maakt het des te belangrijker om ver van tevoren momenten vast te leggen voor het houden van vergaderingen. Hoe langer hiermee wordt gewacht, hoe moeilijker het wordt om een geschikt tijdstip te vinden waarop iedereen kan.
Plan vergadermomenten dus ver vooruit, inclusief de dagen en tijdstippen, ongeacht of jullie directie wekelijks of maandelijks samenkomt. Zodra er vergaderingen zijn gepland, kun je deze informatie meteen toevoegen aan de agenda.
Het is belangrijk om de locatie van de vergadering toe te voegen. Geef ook aan of deelnemers wel of niet online kunnen deelnemen, plus (indien van toepassing) de locatie waar de vergadering plaatsvindt. In het geval van een hybride of volledig virtuele directievergadering is het raadzaam om instructies toe te voegen hoe men kan deelnemen. Denk bijvoorbeeld aan een handleiding voor het meeting portal dat jullie gebruiken.
Waar toevoegen aan de agenda: Deze belangrijke informatie moet bovenaan de agenda komen te staan, zodat aanwezigen meteen zien waar en wanneer de vergadering plaatsvindt.
Belangrijke deelnemers in kaart brengen
Zodra het duidelijk is wie de vergadering zal leiden en wie zal notuleren, voeg je deze gegevens toe aan de agenda. Zo weten deelnemers aan wie ze vragen kunnen stellen.
Identificeer ook alle leden die een belangrijke deelname leveren aan de meeting. Denk aan het geven van een presentatie of het leiden van een specifieke sessie. Noteer de namen, rollen en taken die ze hebben. Zo kunnen deelnemers alvast vragen voorbereiden voor deze sprekers, wat uiteindelijk zal leiden tot een betere besluitvorming.
Waar toevoegen aan de agenda: Noteer de namen van de voorzitter en de notulist bovenaan de agenda, bij de overige essentiële informatie over de vergadering. De informatie over de sprekers zet je bij het relevante item waar ze iets over zullen toelichten.
De doelstellingen van de vergadering definiëren
De doelstellingen van de vergadering hangen af van de zaken waar jullie organisatie en de onderlinge afdelingen op dat moment mee bezig zijn. Het is handig om één contactpersoon aan te wijzen die de agenda bijwerkt. Deze persoon zal de inbreng van alle aanwezigen doornemen en op basis hiervan de onderwerpen opstellen, voor een zo doeltreffend mogelijke vergadering.
Als alle agenda-onderwerpen bekend zijn, kunnen de doelstellingen worden bepaald. Dit kan van alles zijn, van het vinden van een oplossing voor een bepaalde kwestie tot het bedenken van ideeën voor het behalen van een doel. Noteer wat jullie met de vergadering willen bereiken en de verwachte resultaten.
Kijk uit dat er niet te veel doelstellingen zijn per vergadering, aangezien dit de concentratie niet ten goede komt. Dit kan zelfs leiden tot minder goede resultaten. Controleer tenslotte of alle doelen overeenkomen met de strategische prioriteiten van de organisatie.
Waar toevoegen aan de agenda: Plaats de doelstellingen van de agenda bovenaan, net na de introductie en het gedeelte voor het bijpraten van de directieleden. Een goede manier voor het markeren van de overgang tussen de beleefdheden en de kern van de vergadering.
De “call to order” en aanwezigheidslijst
De “oproep tot de orde” geeft de start van de vergadering aan. Er is slechts een beperkt tijdsbestek waarin alle kwesties moeten worden afgehandeld, dus het is belangrijk om op tijd te beginnen aan het officiële gedeelte. Door dit in de agenda op te nemen is het voor alle deelnemers duidelijk wanneer de vergadering echt van start gaat en ze klaar moeten staan om hieraan bij te dragen.
Wijs een lid aan dat de namen afroept (roll call) en noteer wie wel of niet aanwezig is. Deze informatie geeft aan wie betrokken was bij de besluitvorming, en welke leden juist op de hoogte moeten worden gebracht van de besproken onderwerpen en genomen beslissingen. De aanwezigheidslijsten kunnen ook worden gebruikt voor het meten van de betrokkenheid van jullie bestuurders over een bepaalde periode.
Waar toevoegen aan de agenda: Informatie over het openen van de vergadering komt bovenaan in het vergaderschema te staan. De aanwezigheidslijst is belangrijk om er zeker van te zijn dat alle benodigde leden aanwezig zijn. Zeker als er een quorum is, dient dit te worden bereikt voordat de voorzitter de vergadering opent.
Tijd reserveren voor het goedkeuren van de notulen
Hoewel notulen niet wettelijk vereist zijn, vormt dit document wel een handige samenvatting van de genomen besluiten en discussies tijdens de voorgaande vergadering. Ze helpen leden ook bij de uitvoering van actiepunten en het nemen van verantwoordelijkheid.
Met dit in gedachten is het dus erg handig om een gedeelte in de agenda te reserveren voor de voorgaande notulen, wat het governance-proces ten goede komt.
Notulen verspreiden kan op drie verschillende manieren:
- Tijdens de volgende vergadering, als onderdeel van het goedkeuringsproces.
- Voordat de volgende vergadering plaatsvindt, vlak nadat de vergadering in kwestie is afgelopen.
- Als bijlage van de agenda van de eerstvolgende vergadering.
Door de notulen tijdig te verstrekken, hebben leden de gelegenheid om deze van te voren door te nemen. Wat natuurlijk weer tijd bespaart tijdens de vergadering zelf. Het goedkeuringsproces kan dan snel verlopen, via een snelle stemming. Waarbij het niet nodig is om de notulen te lezen, te bespreken en eventuele wijzigingen aan te dragen.
Waar toevoegen aan de agenda: Plaats dit gedeelte ergens in het begin van de agenda, zodat kwesties die tijdens de voorgaande vergadering zijn besproken eerst kunnen worden afgehandeld voordat jullie beginnen aan nieuwe kwesties.
Een sectie aanmaken voor presentaties door directeuren
De vergadering is een goed moment voor de directeuren om te bespreken waar hun afdeling mee bezig is en eventuele zaken waar men tegenaan loopt. Dit betekent dat er ruimte moet zijn voor presentaties en het delen van rapportages.
Voeg de titel toe van de persoon die iets zal presenteren tijdens de meeting, plus een korte omschrijving van het onderwerp. Dit ziet er ongeveer als volgt uit:
| Spreker | Onderwerp |
| CEO rapportage | Feedback over de laatste productlancering |
| CFO rapportage | Financiële update en budget evaluatie |
| COO rapportage | Onderbreking van de toeleveringsketen en nieuwe initiatieven |
Waar toevoegen aan de agenda: Nodig de directieleden uit om hun rapportages tijdens het openen van de vergadering te geven. Zo is het voor iedereen duidelijk hoe het met de organisatie gaat (handige informatie om te weten tijdens de discussies).
Onderwerpen opsommen
Sommige onderdelen van de eerder genoemde presentaties zullen door het team worden besproken tijdens het hoofdgedeelte van de vergadering. Het gaat om de onderwerpen die overeenkomen met de doelstellingen van de meeting, waarvoor tijd moet worden gereserveerd in de agenda. Kies voor de onderwerpen die de meest waardevolle toevoeging vormen voor de organisatie in het geheel.
Het kan geen kwaad om wat extra tijd aan het eind van dit onderdeel open te laten voor eventuele nieuwe punten die tijdens discussies naar boven komen. Denk aan een directierapport dat kan bijdragen aan het oplossen van een probleem, waar een van de afdelingen binnen de organisatie mee kampt.
Waar toevoegen aan de agenda: Het zakelijke gedeelte is het hoofdonderdeel van de agenda. Het komt te staan na de introducties en rapportages, en neemt de meeste tijd in beslag.
De agenda nalopen en voltooien
Als alle agendapunten duidelijk zijn, moet de conceptversie worden gestuurd naar de betrokkenen ter beoordeling. Zij kunnen indien gewenst feedback geven, zoals onderwerpen die irrelevant zijn of juist moeten worden toegevoegd.
Gebruik deze feedback en pas het document aan, waarbij het belangrijk is dat alle essentiële punten aan bod komen en er voldoende momentum is voor een succesvolle en productieve vergadering. Voltooi de agenda en verspreid deze onder de deelnemers. Doe dit ruim van tevoren zodat iedereen zich goed kan voorbereiden op de vergadering.
Vergaderagenda, jaarplanning, en nog veel meer sjablonen om voor, tijdens en na vergaderingen te gebruiken
Tips voor efficiëntere directievergaderingen
- Duidelijke doelstellingen opstellen en deze delen met de deelnemers voordat de vergadering plaatsvindt.
- Een gedetailleerde agenda voorbereiden, zodat deelnemers precies weten wat er moet worden besproken en waarover moet worden gestemd. Plus het toevoegen van een specifiek tijdvenster per onderwerp, zodat niets te lang duurt.
- De vergadering beknopt houden, zodat discussies to-the-point blijven en er niet van het onderwerp wordt afgeweken. Effectieve meetings duren idealiter niet langer dan 90 minuten, voor een optimale betrokkenheid onder de deelnemers.
- Een start- en eindtijd laat zien dat jullie ook de tijd van de deelnemers respecteren. Zo is het duidelijk wanneer de vergadering afloopt en besluiten kunnen worden omgezet in acties.
- Voorbereiding stimuleren door deelnemers op tijd te voorzien van alle materialen die ze nodig hebben. Het zorgt voor een betere focus tijdens de meeting en betrokkenen kunnen indien nodig voorafgaand aan de vergadering samenwerken.
- Verdeel de taken voor de vergadering, waaronder die van de voorzitter, tijdwaarnemer en notulist om ervoor te zorgen dat alles vlotjes verloopt..
- Stimuleer betrokkenheid onder alle leden zodat de inbreng divers is en iedereen kan bijdragen. Voorkom dat één enkele persoon het gesprek domineert.
- Gebruik visuele ondersteuning, zoals tabellen, slide shows en videobeelden om complexe informatie op te helderen onder de bijeengekomen deelnemers.
- Baseer discussies en besluiten op gegevens en feiten, niet enkel op meningen. Zorg dat alle betrokkenen toegang hebben tot rapporten en data, voor het maken van een wel geïnformeerde beslissing tijdens het stemmen.
- Som regelmatig belangrijke punten en beslissingen op. Dit benadrukt hoe belangrijk ze zijn en draagt bij aan de naleving.
- Zorg ervoor dat actiepunten duidelijk zijn voordat de vergadering wordt gesloten, evenals de individuele taken en deadlines.
- Verspreid de notulen tijdig en houd de voortgang van actiepunten bij. Zorg ervoor dat alle deelnemers op één lijn blijven met de overeengekomen beslissingen.
- Gebruik betrouwbare tools, zoals een vergaderbeheer portal, voor het opstellen van agenda’s, het houden van virtuele vergaderingen, het delen van documenten en samenwerking in real-time.
- Vraag regelmatig om feedback van de deelnemers, zodat het vergaderproces alleen nog maar beter kan worden.
FAQ
Wat is een directievergadering?
Een directievergadering is een bijeenkomst van het senior management team. Zij bespreken tijdens de vergadering strategische en operationele zaken, en nemen beslissingen in het belang van de organisatie. Deze vergadering zorgt ervoor dat de directie up to date is van de huidige ontwikkelingen in andere afdelingen.
Wie maakt de agenda voor directievergaderingen?
Degene die de vergadering voorzit, stelt meestal ook de uiteindelijke agenda op. In de praktijk wordt de vergaderagenda vaak gezamenlijk bepaald. Iedere leidinggevende kan onderwerpen voorstellen, waarna de uiteindelijke agenda zal worden nagelopen om te controleren of alles overeenkomt met de doelstellingen.
Hoe vaak moeten directievergaderingen worden gehouden?
Iedere organisatie bepaalt zelf hoe vaak de directie samenkomt, op basis van de individuele vereisten. Sommige organisaties houden wekelijks een meeting, terwijl anderen liever één keer per maand wat langer vergaderen.
Hoe kunnen deelnemers op afstand effectief worden betrokken bij directievergaderingen?
Het gebruik van een betrouwbare video-vergaderoplossing zorgt ervoor dat deelnemers op afstand een hybride directievergadering kunnen bijwonen. Zorg ervoor dat alle deelnemers - offline en online - dezelfde opties hebben om te spreken en te stemmen. Dit is mogelijk door het gebruik van een board portal als iBabs.
Wat moet je doen als belangrijke agendapunten niet worden afgerond?
Bij een directievergadering kunnen onvoltooide zaken worden overgedragen naar de volgende bespreking van de groep. Een andere optie is een “breakout sessie”, waarbij de betrokken leden samenkomen in plaats van het hele team. Zij zullen de uitkomst terugkoppelen tijdens de eerstvolgende directievergadering.
Kunnen agenda’s voor directievergaderingen flexibel zijn?
Hoewel bestuursvergaderingen over het algemeen vrij gestructureerd verlopen, zijn directievergaderingen een stuk flexibeler. Denk aan discussies over onderwerpen die tijdens de vergadering ter sprake komen of urgente kwesties die niet kunnen wachten.
Hoe zorg je ervoor dat de agenda interessant en interactief is voor alle deelnemers?
Zorg dat de agenda boeiend en interactief is, door deze te verstrekken via een meeting management tool. Voeg hier relevante documentatie en links aan toe, die deelnemers helpen om de onderwerpen eigen te maken.
Conclusie
Het template voor een directievergadering in dit artikel zal jullie helpen om een vergaderagenda op te stellen voor het delen van nieuws, prestaties en uitdagingen binnen het team. Van het bespreken van deze onderwerpen, tot het samen vinden van oplossingen en strategieën op een creatieve manier. Dit alles is namelijk een stuk makkelijker met een goed uitgewerkte en doordachte vergaderagenda.
Het iBabs board portal draagt bij aan het gehele vergaderproces op een professionele manier, waarin samenwerking centraal staat. Het geeft jullie toegang tot agenda templates voor het vastleggen van het verloop van de vergadering, het toevoegen van documenten en het verdelen van de notulen onder de deelnemers. Dit alles in enkele minuten in plaats van uren. Deelnemers kunnen ook suggesties doen, die vervolgens direct kunnen worden verwerkt in de cloud. Vraag vandaag nog een demo aan voor jullie onderneming, om iBabs zelf in actie te zien.
