Van 16 tot 20 november 2015 is het de Week van de Werkstress, een initiatief van het Ministerie van SZW en werkgevers. Maar liefst een derde van het werkgerelateerde verzuim in organisaties, wordt veroorzaakt door werkstress. Daarmee is stress op de werkvloer het grootste beroepsrisico in ons land. Doelstelling van de Week van de Werkstress, is stress onder de beroepsbevolking te verminderen. Daarvoor zijn allerhande methodes en oplossingen te bedenken, en die hoeven niet altijd groots te zijn. Slimme digitale tools bijvoorbeeld, kunnen je goed helpen je hoofd niet te laten overstromen. Handige apps zoals Evernote of Notability maken een einde aan geschreven notitiebriefjes her en der. Ben je iemand die veel brainwaves heeft, die je helaas ook snel weer kwijt bent? Dan ken je Braintoss misschien wel. Je spreekt je ‘idee’ snel in en Braintoss stuurt het in geschreven tekst naar je e-mail. Een andere digitale ontwikkeling die je helpt slim met je tijd om te gaan en efficiënter te werken, is papierloos vergaderen. Wist je dat de gemiddelde tijdsbesparing van een organisatie die overstapt op papierloos vergaderen, 70 % is?
Je vraagt je nu misschien af: “waar wordt de tijdswinst behaald?” Eigenlijk in het gehele vergaderproces:
Tijdswinst in de voorbereiding van de meeting
Bij de voorbereiding van de meeting worden vaak grote hoeveelheden vergaderstukken geproduceerd en gekopieerd. Dat kost veel tijd. En soms is één keer kopiëren niet voldoende. Want wanneer de inhoud van een stuk op het laatste moment wijzigt, en je het overnieuw moet doen, ben je nóg meer tijd kwijt. Als je daarentegen papierloos vergadert, wordt er alleen nog maar gewerkt met digitale documenten die je automatisch aan agendapunten kunt koppelen. En dus is de tijd die je nu besteedt aan kopiëren, verleden tijd.
Daarnaast kan elke meeting-deelnemer zelf vergaderstukken uploaden en delen als dat gewenst is; dat bespaart jou ook weer tijd.
Tijdswinst tijdens de meeting
En dan de tijdswinst tijdens de meeting: doordat iedereen inzicht heeft in de juiste vergaderstukken en hier gemakkelijk in kan zoeken met behulp van de digitale zoekfunctie, verloopt de meeting efficiënter. Er gaat minder tijd verloren aan procesmatige vragen die de vergadering vertragen.
Tijdswinst na de meeting
En de tijdswinst na de meeting? Je bent minder tijd kwijt met het uitwerken van notulen en actiepunten dan je gewend was. Want met de app voor papierloos vergaderen kun je tijdens de meeting al acties toewijzen en aantekeningen maken. Na de meeting ben je dus minder tijd kwijt aan de uitwerking. En daar heeft de hele organisatie baat bij: de deelnemers kunnen sneller aan de slag met hun acties en de doorlooptijd is korter.
Hoeveel tijd vergt de overstap naar papierloos vergaderen?
Voor papierloos vergaderen heb je eigenlijk niet zoveel nodig: een laptop of tablet, internet-verbinding en een app die papierloos vergaderen mogelijk maakt, that’s all. Je kunt dus snel aan de slag met deze nieuwe manier van vergaderen.
Wil je meer weten over de andere voordelen van vergaderen zonder papier?
Download dan het e-book ‘de 7 voordelen van papierloos vergaderen’
