Je kent vast wel de slogan van Apple: There’s an app for that. Hiermee introduceerde het softwarebedrijf in 2008 de iPhone 3G. Die slogan bleek zo’n succes dat Apple patent hierop heeft aangevraagd (en gekregen). Wat ook een groot succes bleek, waren de apps zelf. Zo startte de App Store ooit met 500 apps, maar nu zijn er duizenden waaronder de bekendste WhatsApp en Google Maps. Inmiddels zijn er ook zakelijke apps te downloaden, zoals de vergaderapp.
Digitale transformatie in de vergaderzaal
Vergaderen? Yep, there is an app for that! We gebruiken apps om ons leven makkelijker te maken. We gaan meer online en gebruiken minder papier. We raadplegen Google maps in plaats van wegenkaarten, we appen selfies van onze vakantiebestemming in plaats van een ansichtkaart. Diezelfde digitale transformatie gaan we ook terugzien in de vergaderzaal. De deelnemers zitten toch al met allerlei mobiele apparaten aan tafel, dus waarom niet een vergaderapp gebruiken als platform voor effectieve samenwerking.
Voordelen van een vergaderapp
Wanneer je een vergadering plant, wil je dat deze succesvol verloopt en resultaat oplevert. Je wil een productieve meeting, duidelijke notulen en actiepunten waar men direct mee aan de slag kan. Een vergaderapp helpt je zowel voor, tijdens als na het vergaderen. Kijk maar.
Tijd besparen
In de voorbereiding kun je veel tijd en moeite besparen. Bij digitaal vergaderen komt er namelijk geen papier meer aan te pas. Alles gaat digitaal. Je stelt je agenda op, koppelt daar de relevante documenten aan (automatisch omgezet in PDF) en verdeelt dit onder de deelnemers met slechts een druk op de knop. Verandert de agenda dan update je het net zo makkelijk. Komen er nieuwe mensen bij dan voeg je die gewoon toe.
Iedereen bij de les
Tijdens de vergadering kan iedereen aantekeningen maken en deze privé houden of delen. Wordt er terugverwezen naar eerdere meetings of moeten er aantekeningen worden opgezocht. Via de zoekfunctie haal je ze snel naar boven om ze vervolgens met geselecteerde deelnemers te delen. Actiepunten kunnen al tijdens de vergadering worden toegewezen, besluiten kunnen direct worden vastgelegd.
Efficiënt opvolgen
Na de meeting hoeft er dus eigenlijk niet meer zoveel te worden gedaan. Aan de hand van een actie-en besluitenlijst weet iedereen zijn taken en deadlines. Ze zijn per persoon toegewezen inclusief opleverdatum. Zo kan er goed een vinger aan de pols worden gehouden wat het besluitvormingsproces ten goede komt. Gevoelige documenten staan veilig en vertrouwelijk opgeslagen in de Cloud en zijn beschikbaar op één scherm, op ieder apparaat. De beheerder bepaalt wie toegang heeft tot vertrouwelijke bestanden.
Meer voordelen van de vergaderapp in ons e-book
Zoals je ziet zijn alle aspecten van een vergadering – agenda, notulen, toegewezen taken, zelfs hamerstukken- vanuit een vergaderapp toegankelijk. Er is geen papier meer nodig, want alles staat centraal geregistreerd en is veilig opgeslagen in de Cloud.
Wil je meer weten over digitaal vergaderen? Lees dan ons e-book.
