Marathonkriebels: 5 tips voor gouden meetings

Heb je wel eens een sportwedstrijd gewonnen? Dan weet je dat focus een must is in de sport. Je moet weten wat je doel is én er helemaal voor gaan. Dit weekend ervaren zo’n 15.000 hardlopers dat weer tijdens de Marathon van Rotterdam. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk. Wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Alle reden dus om van snelheid een topprioriteit te maken, ook in meetings! Gelukkig kunnen we ook in meetings wat leren van de aanpak van sporters.
Zo verbeter je de rondetijden van je meetings:

Tip 1: Duidelijk parcours

Nederland is een echt vergaderland. Dat is goed voor de democratische besluitvorming, maar “polderen” leidt soms wel tot eindeloos vergaderen... Hoe zorg je dan wel voor optimale meetings? Door een duidelijke structuur. Een hardloper presteert ook het best met een duidelijke starttijd, een vast parcours en ‘hazen’ die zorgen dat hij sneller loopt. Zo werkt dat op kantoor ook. Een duidelijke agenda is jullie parcours voor een succesvolle meeting.
Definieer verder per item een maximale bespreektijd. Zo blijft de aandacht bij de hoofdzaken. Wil jij niet steeds met de stopwatch in je hand zitten? Spreek dan per meeting af wie de ‘haas’ is!

Tip 2: Vermijd laatkomers

Kom je ooit te laat bij een wedstrijd aan? Nee toch? Dan kun je die medaille namelijk direct op je buik schrijven. Zorg dat je ook bij meetings geen last hebt van laatkomers. Dat haalt de vaart er totaal uit! Sommige bedrijven hebben wel een heel creatieve oplossing om van deze ‘vertragers’ af te komen. Cvent laat laatkomers een liedje zingen. Het probleem was heel snel opgelost!

Tip 3: Energizers

Wil je je collega’s energiek houden? Las dan van tijd tot tijd een korte pauze in. Het houdt mensen bij de les. Hardlopers verfrissen zich toch ook met korte drinkpauzes? Komen jullie er soms niet onderuit toch een dag(deel) te vergaderen? Zoek dan het liefst een externe locatie voor je meeting. De kans is anders groot, dat je collega’s tijdens de pauzes het dagelijks werk even oppakken. En dat is geen echte energizer, toch?

Tip 4: Innoveren

Als sporter ben je altijd op zoek naar innovaties, zodat je nog beter kunt presteren. Heb je in die context wel eens gedacht aan staand vergaderen? Doordat je staat, wordt je lichaamstaal duidelijker. En je mening dus ook! Ook blijft iedereen beter bij de les als je staand vergadert, doordat herhalingen en onderonsjes achterwege blijven. Dat vergadert een stuk sneller en het is nog gezonder ook!

Tip 5: De juiste uitrusting

Als je sport, zijn de nieuwste materialen superbelangrijk. Die kunnen het verschil maken tussen winnen of verliezen. Dit geldt ook voor top meetings! Met een moderne digitale vergadertool kunnen alle deelnemers de juiste vergaderstukken online indienen en inzien. Zo bespaar je voor én tijdens de meeting enorm veel tijd en behaal je glansrijk de finish!