Het Institute of Directors omschrijft de rol van de raad van bestuur als: “het welzijn van de organisatie waarborgen door collectief de zaken van de organisatie te leiden, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouders en andere belanghebbenden.” Met een dergelijke verantwoordelijkheid is het belangrijk dat de raad zijn volledige potentieel benut. En dat houdt ook in dat de raad moet weten hoe ze hun effectiviteit kunnen vergroten.
Schrikbarend genoeg ontdekte PwC dat slechts 10% van de C-suite executives hun bestuur beoordeelden als 'uitstekend' in termen van effectiviteit. De meerderheid – 55% – noemde de prestaties van hun bestuur ‘redelijk’.
Dit artikel beschrijft 7 stappen waarmee je de effectiviteit van de board verhoogt en geeft je een checklist om te testen hoe effectief je bestuur eigenlijk is.
Wat is de effectiviteit van bestuur?
De effectiviteit van de raad heeft betrekking op de prestaties van de bestuurders met betrekking tot hun rollen en verantwoordelijkheden, zowel individueel als collectief. Eerder had dit vooral betrekking op de financiële winstgevendheid van een bedrijf maar tegenwoordig zijn milieu-, sociale en corporate governance (ESG)-kwesties minstens zo belangrijk.
De effectiviteit van de board meet je door prestaties te vergelijken met de factoren die het belangrijkst zijn voor het bedrijf en de belanghebbenden.
7 stappen om de effectiviteit van het bestuur te verbeteren
Het optimaal functioneren van het bestuur is essentieel voor het succes van de organisatie. De volgende stappen helpen om de effectiviteit van het bestuur te verbeteren en hen te helpen de organisatiedoelen te bereiken.
1. Omschrijf duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden
Een opvolgingsbeleid opstellen helpt je om kandidaten te vinden die vaardigheden die op dat moment binnen het bestuur ontbreken, kunnen aanvullen. Daarmee creëer je synergie omdat bestuursleden elkaar complementeren. Elk bestuurslid brengt zijn eigen sterke punten en specifieke vaardigheden in.
Hiervoor heb je voor elk bestuurslid een functiebeschrijving nodig, waarin je duidelijk omschrijft wat er van hem/haar wordt verwacht binnen het bestuur.
Daarnaast is het voor de rollen en verantwoordelijkheden belangrijk dat elk bestuurslid zijn/haar belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) kent en hoe deze in verhouding staan tot de strategische doelen en missie van de organisatie. Zo weten ze wat ze met hun werk moeten bereiken om effectief bij te dragen aan het bestuur van de organisatie.
Bestuurders kunnen worden juridisch verantwoordelijk worden gesteld als ze hun verplichtingen jegens het bedrijf en klanten niet nakomen. Zorg er daarom voor dat alle bestuursleden hun verantwoordelijkheden binnen het bestuur goed begrijpen.
Als je binnen dit framewerk werkt, zullen werkprocessen soepeler verlopen.
2. Onderzoek de samenstelling van het bestuur
De samenstelling van de raad van bestuur is een kwestie van de juiste balans vinden, wel heel essentieel voor de effectiviteit. Het is niet te zeggen wat de ideale grootte is voor een board, want dit hangt af van de specifieke omstandigheden.
Kijk daarom vooral naar de rollen die in de vorige stap hebt gedefinieerd. Als er te veel overlap is, dan wordt je bestuur te groot. Ontbreken er nog vaardigheden of verwacht je van sommige bestuurders dat ze werk doen waarin ze eigenlijk niet thuis zijn, dan is het beter om meer bestuursleden te werven.
Beoordeel ook de verschillende commissies. Hebben zij allemaal een duidelijk doel en werken ze efficiënt en effectief? Maak ook hier een inschatting van de overlap en de hiaten. Dat er al jarenlang bepaalde commissies bestaan, mag geen reden zijn om ze in leven te houden. Ze moeten echt bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.
3. Pas formele werkprocedures aan
Je verbetert effectiviteit ook door werkprocedures onder de loep te nemen. Als de manier waarop jullie al decennialang vergaderen, niet de meest effectieve manier is, wees dan niet bang deze aan te passen.
Een aantal procedures die je zou kunnen verbeteren, zijn:
| Procedures | Hoe je deze verbetert |
|---|---|
| Een vergadering bijeenroepen | Doe dit zo vroeg mogelijk en plan het hele jaar vooruit, indien mogelijk. |
| Duur en frequentie van de bestuursvergaderingen | Als de vergaderagenda vaak te lang is en je niet alle items kan afhandelen, dan moet je wellicht langer of vaker vergaderen. Zorg wel dat mensen hun concentratie kunnen vasthouden en dat je niet meer tijd verlangt dan waarvoor het bestuurslid heeft ingetekend. |
| Vergaderagenda’s | Stuur de agenda zo vroeg mogelijk uit zodat bestuursleden tijd hebben om er naar te kijken en zich voor te bereiden. Als je een bestuursportaal gebruikt, dan kunnen de bestuurders hierin eenvoudig suggesties voor aanvullingen doen. De secretaris kan deze direct in de portal verwerken, waarna iedereen automatisch over een bijgewerkte versie beschikt. |
| Opvolgen en inwerken | Een raad van bestuur verandert continu, met bestuursleden die afscheid nemen en nieuwe leden die hen vervangen. Goede procedures om nieuw talent te identificeren en klaar te stomen, zijn belangrijk. Het zoeken van vervanging en mensen inwerken, kan veel tijd kosten, als je dit niet goed aanpakt. En dat gaat ten koste van je effectiviteit. |
4. Leg beslissingen en actiepunten vast
Soms zijn er geen duidelijke procedures afgesproken hoe beslissingen worden omgezet in actiepunten. Dat schept onduidelijkheid. Het is aan de voorzitter om actiepunten die voortkomen uit beslissingen helder te communiceren en te zorgen dat de bestuursleden die hiervoor verantwoordelijk zijn, begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
Een manier om beslissingen en actiepunten makkelijk vast te leggen, is met behulp van een bestuursportaal. Hierin kunnen bestuursleden zien welke actie bij hen liggen en wat de deadline is. Zo weet iedereen waar hij/zij voor verantwoordelijk is en worden taken vaker en op tijd afgerond. Dat maakt het bestuur een stuk efficiënter.
5. Diversiteit van de board
Behalve de samenstelling in vaardigheden en persoonlijkheden, is verschil in houding en perceptie ook belangrijk. Diversiteit in de board wat betreft geslacht, ras en andere aspecten voorkomt groepsdenken, waar de organisatie baat bij heeft.
Hoe beter die balans, hoe meer bestuursleden elkaar zullen uitdagen. Dat leidt tot creatieve oplossingen, een betere discussie en sterke besluitvorming.
Laat de board zelf evalueren aan welke mensen en vaardigheden het nog ontbreekt in het bestuur en neem deze mee in je opvolgingsprocedures.
6. Evalueer de bestuurscultuur
De bestuurscultuur bepaalt mede de effectiviteit. Zijn de vergaderingen formeel of juist heel informeel? Dit soort zaken heeft impact op de effectiviteit van de vergaderingen.
Bovendien bepaalt de bestuurscultuur in hoeverre het bestuur openstaat voor veranderingen en bereid is om nieuwe manieren van werken aan te nemen, als dat beter zou zijn voor de organisatie. Als die bereidheid tot verandering er niet is, is effectief bestuur niet mogelijk.
De voorzitter heeft een belangrijke rol in het neerzetten van de bestuurscultuur. Als hij/zij vooral de grote ego’s aan het woord laat, dan leidt dit niet tot representatieve debatten. Door ook de meer rustige bestuursleden te betrekken, zijn discussies evenwichtiger. Dit heeft impact heeft op de cultuur en zorgt bovendien voor een betere besluitvorming omdat meerdere meningen worden gehoord.
7. Betrek de bestuursleden
De voorzitter of CEO kan de effectiviteit van het bestuur ook verbeteren door bestuursleden actief te betrekken in het werk. Bijvoorbeeld door tussen vergaderingen contact op te nemen en aan de persoonlijke relatie te bouwen, informele bijeenkomsten te organiseren om het teamgevoel te versterken of tijd in te plannen om resultaten te vieren.
Dit soort activiteiten creëert een onderlinge band tussen de bestuursleden, motiveert hen om zo goed mogelijk werk te leveren en verbetert tegelijkertijd de effectiviteit.
Checklist om de effectiviteit van het bestuur te meten
Vragen die je jezelf kunt stellen om de effectiviteit van het bestuur te meten, zijn onder andere:
- Heeft het bestuur in en om zich heen de juiste mix van vaardigheden, ervaring en onafhankelijkheid?
- Ondersteunt de manier waarop de organisatie is ingedeeld de strategische besluitvorming?
- Begrijpen bestuursleden hun rol en verantwoordelijkheden?
- Worden de individuele bestuurders formeel beoordeeld op hun functioneren?
- Zorgt de voorzitter voor een open en inclusieve omgeving tijdens vergaderingen en wordt iedereen aangemoedigd om zijn/haar bijdrage te leveren?
- Wordt het functioneren van de voorzitter beoordeeld door de bestuurders?
- Zijn besturen duidelijk over hun rollen en verantwoordelijkheden?
- Heeft het bestuur voldoende toegang tot informatie en op tijd, om zowel de prestaties van het bedrijf te beoordelen en strategische risico’s goed in te schatten?
- Worden alle bestuursdocumenten op tijd rondgestuurd?
- Bekijken de bestuurders de rapporten, agenda’s en andere documenten die ze ontvangen, ook actief?
- Hoeveel procent van de actiepunten wordt op tijd afgerond?
- Beschikt de raad van bestuur over een opvolgingsplan?
- Zijn diversiteit en training meegenomen in het opvolgingsplan?
Conclusie
Als je de effectiviteit van jouw bestuur wilt verbeteren, dan is de mate van betrokkenheid een van de belangrijkste factoren. Als bestuursleden zich betrokken voelen en helder voor ogen hebben wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn, dan kunnen ze hun tijd efficiënt inzetten. Communicatie speelt hierin een belangrijke rol en een bestuursportaal is een effectieve manier om dit te ondersteunen. Het iBabs bestuursplatform houdt bij hoe betrokken je bestuursleden zijn en maakt het mogelijk om alle vergaderingen en documenten op één enkel platform te beheren. Wil je zelf ervaren hoe je met iBabs de effectiviteit van de board kan verbeteren, vraag dan vandaag nog een gratis demo aan.
