Er zijn meerdere manieren waarop bestuursleden hun bevoegdheden kunnen overschrijden, wat vervolgens het werk van het bestuur kan ondermijnen. Van zich niet houden aan de vergaderagenda tot het verstoren van de dagelijkse gang van zaken, en/of het niet volgen van de juiste procedures. Al deze dingen kunnen de effectiviteit van het bestuur verminderen, wat uiteindelijk ook het behalen van de doelen als organisatie een stuk moeilijker maakt.
Uitvoerend directeur Tricia Goff zei hierover het volgende: “Besturen zijn er om ondersteuning, sturing en toezicht te bieden, ten behoeve van het welzijn van de organisatie. De realiteit is dat besturen die te maken hebben met conflicten en leden die handelen in eigen belang het uitvoerend management zullen verstoren”.
Dit artikel gaat dieper in op het herkennen van overschrijdend gedrag, hoe je dit voorkomt, en uiteraard hoe je hiermee omgaat als het toch gebeurt.
iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!
Hoe overschrijdend gedrag herkennen?
Hieronder een aantal signalen die kunnen worden gebruikt om overschrijdend gedrag te herkennen:
| Signaal | Toelichting |
| Besluiten in twijfel trekken | Tijdens een bestuursvergadering is er tijd om voorstellen te bespreken. Als een besluit eenmaal op een democratische wijze is genomen, heeft het geen zin om dit achteraf nogmaals aan te vechten. Dit ondermijnt zelfs de autoriteit van het besluitvormingsproces, evenals dat van de CEO en de bestuursleden. |
| Micromanaging | Het bestuur en haar commissies functioneren op basis van samenwerking, waarbij ieder lid eigen expertises en ervaringen toevoegt. Een organisatie kiest bestuurders uit met het idee dat ze vertrouwen hebben in elkaar en samen zullen werken, waarbij ieders input waardevol is. Als een bestuurder ieder detail van een project of taak wil controleren, zal dit ten koste gaan van de diversiteit aan standpunten en ideeën. |
| Zelf beslissingen nemen | Nadat een bestuur beslissingen heeft genomen over verschillende moties, worden er actiepunten toegewezen aan bestuurders. In deze fase kan het gebeuren dat een bestuurslid ervoor kiest om de uitkomst van een motie te negeren en een eigen plan te trekken. Dit is een vorm van het overschrijden van de bevoegdheden, aangezien het niet in lijn is met de richting die het bestuur en de organisatie op willen. |
| Invloed uitoefenen op personeelszaken | Het kan moeilijk zijn om nee te zeggen tegen een directeur als deze een bepaalde kandidaat wil aannemen of juist ontslaan. Bestuurders kunnen ten onrechte deze beslissingen beïnvloeden door hun machtspositie te misbruiken. |
| Buiten het boekje treden | In principe is iedere actie die niet in lijn is met de strategie van het bestuur en de eigen functie een vorm van het overschrijden van grenzen. Denk aan het onderbreken van een proces. |
| Communiceren zonder bevoegdheid | Het kan voorkomen dat een bestuurslid wordt gevraagd om een persoonlijke mening te geven over een zakelijk onderwerp. Hiervoor moeten echter specifieke procedures worden gevolgd, inclusief het verkrijgen van toestemming. Als een bestuurslid in naam van de organisatie spreek zonder hier de bevoegdheid voor te hebben is dit problematisch. Het kan namelijk een verkeerd beeld scheppen en de organisatie schaden. |
| Persoonlijke projecten voorrang geven | Bestuurders hebben de plicht om te handelen in het beste belang van de organisatie en de aandeelhouders. Dit betekent dus ook samenwerken met collega’s om problemen op te lossen, die uiteindelijk de meeste invloed hebben op de organisatie. Sommige directeuren maken misbruik van hun rol door bepaalde projecten te prioriteren vanwege persoonlijk belang. |
| Middelen toewijzen zonder autorisatie | Bestuurders mogen niet zomaar budgettaire beslissingen nemen, maar ze kunnen dit proces echter wel beïnvloeden. Dit kan ervoor zorgen dat bepaalde middelen onterecht worden toegewezen. Bijvoorbeeld aan projecten die niet in lijn zijn met de visie van de raad van bestuur. |
| Strategieën aanpassen zonder consensus | Een lid met een dominante persoonlijkheid kan dit gebruiken om eigen meningen door te drukken, waaronder het veranderen van de strategie zonder het volgen van de officiële kanalen. Dit is vooral een probleem bij kleinere organisaties met een minder formele bestuursstructuur. Dit is een duidelijk teken van een bestuurslid dat te ver gaat. |
Redenen voor het overschrijden van grenzen
- Persoonlijke ambitie en iemands ego kunnen ertoe leiden dat een bestuurslid ervan overtuigd is dat het beter is om bepaalde agendapunten, projecten of andere acties door te drukken. Het gaat om dingen die voor het lid in kwestie belangrijk zijn. Waarbij ze soms zelfs het gevoel hebben dat ze handelen in het beste belang van de organisatie en dat suggesties van anderen de organisatie juist zullen schaden.
- Het niet goed begrijpen van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, is een andere veel voorkomende reden van “overstepping”. Als een lid niet duidelijk weet wat een functie inhoudt of wat de taken zijn, kan dit leiden tot verwarring en gedrag dat valt onder het overschrijden van grenzen. Iets dat lang niet altijd opzettelijk is.
- Gebrek aan vertrouwen in de competentie van collega’s is nog een reden voor een bestuurder om het heft in eigen handen te nemen. Bijna de helft van alle bestuurders (48%) gaf tijdens een onderzoek aan dat ze het gevoel hebben dat minimaal één bestuurslid geen waarde toevoegt. Sommige bestuursleden hebben de neiging om iets goed te maken, als ze van mening zijn dat een bepaalde collega niet bekwaam genoeg is. Denk aan het niet luisteren naar de input van deze collega of het heft dus in eigen handen nemen.
- Machtsverschillen binnen het bestuur kunnen ertoe leiden dat er geen goede balans is, waardoor leden die overtuigender zijn hun mening opdringen aan anderen. Dit kan zowel het besluitvormingsproces als de corporate governance van een organisatie negatief beïnvloeden.
Hoe voorkom je het overschrijden van grenzen binnen het bestuur
Hieronder een aantal dingen die jullie kunnen doen om te voorkomen dat bestuursleden buiten het boekje gaan:
1. Het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden
Zorg dat het helder is wat er van bestuursleden wordt verwacht. Vanaf de onboarding, tijdens trainingen en door het communiceren van de rollen en verantwoordelijkheden die bij een bepaalde functie horen.
Dit begint al bij de officiële functieomschrijving, waarin precies moet staan wat wel en niet van een bestuurslid wordt verwacht. Door deze stap zorgvuldig uit te voeren, is er geen verwarring of een lid wel of niet over de schreef gaat.
2. Het opbouwen van sterke onderlinge relaties
Er dient wederzijds vertrouwen te zijn tussen het bestuur en het uitvoerend management. Beide partijen moeten elkaar steunen, om tot het best mogelijke resultaat te komen voor de organisatie. Als dit ontbreekt bij bestuurders kan dit leiden tot overschrijdend gedrag en handelingen, die volgens het lid in kwestie ontbreken of nodig zijn.
Een open lijn van communicatie tussen het bestuur en de C-suite is onmisbaar voor communicatie van twee kanten en het brainstormen van ideeën. Zo kan er gaandeweg een steeds sterkere band ontstaan. Wederzijds respect zal buitensporig gedrag afremmen en een collectieve aanpak stimuleren.
3. Prestaties en resultaten regelmatig evalueren
Natuurlijk moet micromanagement worden voorkomen, aangezien bestuurders de vrijheid moeten hebben om ideeën te onderzoeken en te ontwikkelen vanuit hun eigen expertise. Door in contact te blijven en regelmatig evaluaties uit te voeren, kun je er als organisatie echter wel voor zorgen dat alles in goede banen blijft. Zo kunnen ook vroege kenmerken van overschrijdend gedrag worden opgemerkt, voordat ze leiden tot negatieve gevolgen.
De zaken bespreekbaar maken en uitzoeken hoe er kan worden gehandeld in het belang van beide partijen, is veelal een goede oplossing. Dit kan leiden tot bijvoorbeeld het verbreden of juist het verkleinen van iemands verantwoordelijkheden.
Wat te doen als een bestuurslid te ver gaat
- Feedback verzamelen over de bestuurs dynamieken kan helpen om erachter te komen waar ongewenst gedrag vandaan komt. Het voeren van moeilijke gesprekken en het aankaarten van meningsverschillen zijn natuurlijk essentieel voor een gezond bestuur. Als het echter veel verder gaat, is het essentieel om dit aan te pakken en het bestuurslid in kwestie verantwoordelijk te houden.
- Werk samen met de bestuursvoorzitter om grenzen te stellen en te behouden (tijdens en tussen vergaderingen) als bestuursleden te ver gaan. De voorzitter van de raad van bestuur heeft de bevoegdheid om overschrijdend gedrag af te remmen, en zo de orde en focus te behouden.
- Betrek externe mediators indien nodig, aangezien zij vaak andere perspectieven kunnen bieden. Zij kunnen ook bevestigen of een bestuurslid wel of niet buiten de bevoegdheden handelt. Tevens kan een mediator bestuursleden helpen om andere bestuursleden opnieuw te leren vertrouwen.
- Best practices volgens tijdens meetings. Als vergaderingen efficiënt en effectief zijn (en in lijn met de vergaderetiquette van het bestuur) dan krijgen alle deelnemers de kans om bij te dragen. Dit zorgt voor balans, en leden zullen elkaar aanspreken op gedrag dat niet door de beugel kan.
- Het duidelijk uitspreken van verwachtingen naar alle bestuursleden toe, om hen te herinneren aan hun verantwoordelijkheden naar de organisatie en de belanghebbenden, evenals naar hun collega’s. Spreek niet alleen het bestuurslid in kwestie aan, maar zorg ervoor dat dit voor alle leden helder is. Het gaat hierbij om de gedragsnormen die voor iedereen gelden tijdens het deelnemen aan vergaderingen en alle overige werkzaamheden namens de organisatie.
- Ga zo snel mogelijk een privé gesprek aan met het bestuurslid dat over de schreef is gegaan. Hoe eerder dit gesprek plaatsvindt, hoe makkelijker het zal zijn om een passende oplossing te vinden. Als een bestuurder niet doorheeft dat bepaald gedrag ongewenst is, dan kan een één-op-één gesprek schaamte besparen en voldoende zijn om dit te veranderen. Indien het gaat om opzettelijk gedrag, kan dit helpen om samen tot een oplossing te komen.
- Het documenteren van discussies om aan te kunnen tonen dat er actie is ondernomen. Dit helpt daarnaast bij het vaststellen van een standaard voor gedrag, evenals het ondernemen van verdere stappen als het een directeur niet lukt om het overschrijdende gedrag te veranderen.
FAQ’s
Kunnen bestuursleden die te ver gaan zorgen voor juridische problemen?
Als een bestuurslid handelt buiten de eigen bevoegdheden en ongeautoriseerde beslissingen neemt, kan dit de organisatie schaden. Het kan tevens de fiduciaire plichten schenden van het lid in kwestie, inclusief het ondernemen van juridische stappen door belanghebbenden.
Wat is persoonlijke aansprakelijkheid voor bestuursleden?
Persoonlijke aansprakelijkheid is van toepassing als bestuursleden hun fiduciaire plichten schenden, wangedrag tonen of regels overtreden. In sommige gevallen kunnen ze hiervoor persoonlijk aansprakelijk worden gesteld, wat zowel financiële als juridische consequenties kan hebben.
Waarom zijn duidelijke functieomschrijvingen belangrijk binnen een bestuur?
Duidelijke omschrijvingen van rollen en verantwoordelijkheden kunnen conflicten voorkomen, omdat het voor alle leden duidelijk is wat hun verantwoordelijkheden inhouden. Dit zorgt voor een efficiënt bestuur en besluitvorming.
Conclusie
Als bestuursleden de grenzen van hun functie overschrijden, dan kan dit het moraal en de effectiviteit van het bestuur in zijn geheel beïnvloeden. Wat weer negatieve gevolgen kan hebben voor de organisatie. Het is belangrijk om dit gedrag te kunnen herkennen, ongeacht of het wel of niet opzettelijk is. Betere communicatie en onderlinge samenwerking zijn een aantal manieren om teamwork te bevorderen, evenals het verbeteren van het vertrouwen en respect onder de bestuursleden.
Via iBabs kunnen bestuursleden ook tijdens vergaderingen samenwerken aan documenten en met elkaar in contact blijven, zelfs als ze elkaar normaal gesproken enkel tijdens vergaderingen zien. Met behulp van iBabs creëer je eenvoudig een efficiënter bestuur. Vraag vandaag een demo aan.
Referenties en meer leesvoer
- De staat van vergadermanagement 2024
- Directeuren helpen productiever te zijn
- Tijdloze principes voor bestuursdynamieken
- Boek: “How Boards Work”
- Zo verbeter je de communicatie binnen het bestuur
- Best practices voor bestuursmanagement
- Lu, Yun et al. “Board of directors’ attributes and corporate outcomes”
