Wanneer de Wet open overheid (Woo) volledig van kracht is, krijgen gemeentebesturen te maken met een reeks verplichtingen rond hun structuur en activiteiten. Dit omvat onder andere de plicht om agenda’s en besluiten van vergaderingen van het college op een toegankelijke manier openbaar te maken voor externe belanghebbenden.
Proactieve openbaarmakingen, tijdig na alle vergaderingen
Passieve openbaarmakingen op verzoek van externe belanghebbenden, mits deze specifiek zijn en gericht op het verkrijgen van publieke informatie
Hoewel dit burgers, pers en politici in staat stelt om bestuursorganen beter ter verantwoording te roepen, zorgt het ook voor een aanzienlijke administratieve belasting. Zonder een gestructureerde aanpak kan dit leiden tot non-compliance en verlies van vertrouwen bij de kiezer. Dit artikel verkent de meest voorkomende fouten bij het publiceren van raadsbesluiten en de oplossingen om de verplichtingen na te leven.
Er moet een duidelijk aanspreekpunt zijn voor alle verzoeken rond de Woo. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar geeft ook duidelijkheid aan burgers en journalisten over wie ze moeten benaderen om vertraging en verwarring te voorkomen. Het zorgt bovendien voor een consistentere aanpak van Woo-compliance.
De wet schrijft voor dat bestuursorganen een contactpersoon of team hebben dat vragen over publieke informatie kan beantwoorden. Deze persoon moet goed op de hoogte zijn van de informatie die de gemeente beheert en helpt om verzoeken te verduidelijken, zodat er geen tijd en moeite wordt verspild aan het zoeken naar irrelevante documenten. Vervolgens wordt de verzoeker gekoppeld aan de interne partijen die de juiste informatie kunnen aanleveren.
Dit is een essentiële rol om de Woo-processen efficiënt, effectief en conform de wet in te richten.
Fout 2: Wettelijke termijnen voor Woo-verzoeken missen
De Woo is duidelijk over de termijnen voor passieve openbaarmaking na officiële verzoeken van externe partijen volgens artikel 4.4. Deze zijn:
Eerste beslissing: Het college moet zo snel mogelijk beslissen of het op een verzoek moet reageren, maar uiterlijk binnen vier weken na indiening.
Verlenging: Als de omvang of complexiteit van het verzoek dit vereist, kan de beslissing met maximaal twee weken worden uitgesteld, mits de verzoeker daarover schriftelijk wordt geïnformeerd vóór het verstrijken van de eerste vier weken.
Belanghebbenden: Als een derde partij moet worden geraadpleegd over de openbaarmaking, wordt de termijn opgeschort totdat deze partij zijn zienswijze heeft ingediend, in overeenstemming met artikel 4.8 van de Algemene wet bestuursrecht. Daarna moet de verzoeker worden geïnformeerd over de nieuwe termijn.
Vage verzoeken: Als het verzoek te algemeen is, kan het college vragen om verduidelijking binnen twee weken. Als dit uitblijft, moet de verzoeker binnen twee weken na afloop van die periode op de hoogte worden gebracht van de beslissing om het verzoek niet te behandelen.
Het is belangrijk om de informatie zo snel mogelijk te verstrekken zodra besloten is het verzoek te honoreren. Als een belanghebbende waarschijnlijk bezwaar zal maken, moet de informatie uiterlijk twee weken na de beslissing worden verstrekt.
Het niet halen van deze deadlines is een schending van de wet, tast het vertrouwen in de transparantie van de gemeente aan en kan ertoe leiden dat verzoekers de zaak doorzetten naar een toezichthoudend orgaan.
Fout 3: Actieve openbaarmaking van verplichte categorieën verwaarlozen
Naast het afhandelen van verzoeken is het belangrijk om de verplichtingen rond proactieve openbaarmaking te begrijpen. Uiteindelijk moeten gemeenten 17 categorieën van informatie onmiddellijk openbaar maken. Deze worden gefaseerd ingevoerd.
Fout 4: Te ruime toepassing van uitzonderingen onder de Woo
Er bestaan uitzonderingen op de documenten die gemeenten moeten verstrekken, maar deze te breed toepassen ondermijnt de doelstelling van transparantie en kan leiden tot juridische geschillen.
De betrekkingen van Nederland met andere landen of internationale organisaties
De economische of financiële belangen van de gemeente
Opsporing en vervolging van strafbare feiten
Toezicht en handhaving
Persoonlijke levenssfeer
Bedrijfsgevoelige informatie
Bescherming van het milieu
De veiligheid van personen en bedrijven
Het goed functioneren van de gemeente
In uitzonderlijke situaties kan openbaarmaking ook worden geweigerd als dit onevenredige schade zou veroorzaken aan een ander belang.
Toch is er een dunne lijn tussen het beschermen van gevoelige belangen en het onthouden van informatie die in het publieke belang is. Het is daarom essentieel om alleen informatie te weigeren die van groot belang en uitzonderlijk gevoelig is.
Fout 5: Slecht informatiebeheer en niet-conforme formaten
De Woo gaat niet alleen over het beschikbaar stellen van informatie, maar ook over de manier waarop dit gebeurt. Burgers moeten de informatie eenvoudig kunnen vinden en begrijpen. Volgens artikel 2.4 van de Woo betekent dit onder meer:
Documenten goed ordenen en toegankelijk maken
Actuele en juiste informatie publiceren
Onjuistheden en onvolledige data corrigeren
Informatie verstrekken over de methoden die zijn gebruikt om de data samen te stellen
Idealiter gebeurt dit in een machineleesbaar formaat. Als dat niet mogelijk is, volstaat elk doorzoekbaar elektronisch formaat. Wanneer er geen elektronische versie bestaat, kan een woordelijke of gedeeltelijke weergave worden verstrekt.
Zonder een systeem om informatie proactief of op verzoek te publiceren, ontstaat het risico dat de gemeente van gebrekkige transparantie wordt beschuldigd of dat onnodig veel tijd verloren gaat aan het afhandelen van verzoeken voor data die feitelijk al openbaar is, maar moeilijk vindbaar. Dit tast het vertrouwen aan en kan leiden tot problemen met toezichthouders.
Conclusie en beste praktijken
De weg naar betere Woo-compliance is het omarmen van het principe ‘open, tenzij’ en het zien van openbaarmakingen als een kans om transparantie te vergroten in plaats van als last. Verminder de administratieve druk door een centraal aanspreekpunt aan te wijzen voor Woo-verzoeken en zorg voor een gestructureerd proces om informatie automatisch via een publiek portaal te publiceren. Dit maakt tijdige, toegankelijke en overzichtelijke openbaarmaking mogelijk.
Op zoek naar een efficiënte manier om de publicatie van raadsbesluiten volledig conform de Woo te beheren? Het iBabs Publiesportaal biedt burgers, pers en andere belanghebbenden één centrale toegang tot de organisatie, acties en besluiten van de gemeente. Het voldoet aan de vereisten van de Woo en je kunt vandaag nog een demo aanvragen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
